Jak efektivně plánovat a organizovat si svůj čas?

Čas - jediná komodita, které máme všichni omezeně. Nedá se přikoupit, nafouknout, ani
jinak navýšit. Všichni máme jen 24 hodin denně. Nic víc, nic míň. Přitom si řada z nás
plánuje tolik úkolů a tolik povinností, jako bychom měli času neomezeně. Pojďme se tedy
podívat na to, jak si můžete efektivněji plánovat a organizovat svůj čas? A jak vám k
tomu pomůže motivační deník?

Priority vždy na prvním místě

Pokud trpíte stejným syndromem jako já, pak vás vítám v klubu „Spasit svět v jednom dni”.
Taky máte pocit, že všechno musíte stihnout najednou? Že před pěti minutami bylo pozdě?
Že nic nepočká? Že má všechno obrovskou prioritu?

Pojďte na to trochu systematicky

Vezměte si do ruky motivační deník, anebo jakýkoliv jiný papír, a začněte si postupně vždy
na samostatnou stránku vypisovat:

1. Co skutečně hoří/kde máte deadliny
2. Čemu neuškodí, pokud to počká do zítřka/pozítří/pondělka
3. Co je jen „nice to have”, ale reálně to dělat vůbec nemusíte

Jakmile máte své povinnosti a úkoly takto rozdělené, už je vám určitě jasnější, do čeho se
vrhnete jako první a co počká na později.

Pokud máte v kategorii „Co skutečně hoří/kde máte deadliny” mnohem více úkolů, než
reálně dokážete splnit, budete muset něco přesunout na později. Bohužel, nedá se nic dělat.
Naložili jste si toho na sebe přespříliš.

TIP PRO VÁS: Ve chvíli, kdy si posouváte práci na další den, nezapomeňte o tom
informovat i své kolegy a spolupracovníky, kteří by na to případně mohli čekat. Lepší
transparentně přiznat, že nestíháte, než si hrát na mrtvého brouka.

Práce kvapná, málo platná

Pokud jste pod časovým presem, může se vám stát, že najednou začnete zvyšovat tempo své
práce. Jenže pamatujte na staré dobré přísloví - Práce kvapná, málo platná. Platilo to kdysi.
Platí to i dnes.

V časovém presu děláte mnohem více chyb z nepozornosti, jste unavenější, děláte ukvapené
závěry, nesoustředíte se tolik. Proto si dopřejte na práci tolik času, kolik potřebujete. Než abyste odvedli špatnou a nekvalitní práci, raději ji odevzdejte mírně (třeba den) po deadlinu, ale kvalitně.

Zapomeňte na multitasking

Oblíbeným tématem současnosti je také multitasking (spravovat více úloh součastně). Ač to podle sociálních sítí a internetu
vypadá, že všichni velcí podnikatelé, manageři a ředitelé „multitaskují”, pro obyčejného
smrtelníka je to většinou cesta do záhuby.

Multitasking nezvyšuje vaši produktivitu, kreativitu, nebo výkonnost. Naopak! Tříštíte tak
svou pozornost, nevěnujete se pořádně ani jedné činnosti, jste roztržití, nepečliví. Proto,
pokud není multitasking vyloženě náplní vaší práce, zkuste se mu spíše vyhnout.

Jak efektivně plánovat a organizovat každý den?

A to nejlepší jsem si nechala na závěr - plánujte si program na každý den, týden nebo
dokonce měsíc dopředu.
I k tomu vám dokonale poslouží motivační deník. Najdete v něm totiž jak část pro vaše
měsíční cíle a největší úkoly, tak i týdenní povinnosti nebo milníky, tak i prostor pro
plánování programu na jednotlivé dny.

TIP PRO VÁS: Aby to bylo na první pohled dobře rozpoznatelné, zapisujte si jednotlivé
úkoly různými barvami:

● Velmi důležité: Červeně
● Méně důležité: Oranžově
● Naléhavé: Růžově
● Nenaléhavé: Zeleně
● Zbytek: Modře

Tak budete mít krásný přehled o tom, co daný den nebo týden rozhodně nepočká, čemu se
musíte věnovat hned zrána, a co naopak počká, anebo to tolik nehoří. Zbylé poznámky,
připomínky, myšlenky, nebo nápady si můžete zapisovat klasickou modrou nebo černou
propiskou.